Combien coûte l'entretien ménager d'un bureau au Québec ?

C'est la première question de tout gestionnaire, et c'est aussi celle à laquelle personne ne veut répondre par écrit. Voici pourquoi, et surtout comment évaluer vous-même si une soumission est raisonnable.

Pourquoi personne n'affiche de prix

Parce qu'aucun local ne ressemble à un autre. Deux bureaux de 3000 pieds carrés peuvent demander du simple au double en heures de travail selon le nombre de salles de bain, le revêtement des planchers, le nombre d'occupants et le niveau d'attente du client.

Un fournisseur qui vous donne un prix au téléphone sans avoir vu le local fait l'une de deux choses : il surévalue pour se protéger, ou il sous-évalue pour décrocher le contrat et ajustera ensuite en réduisant le temps passé chez vous.

Les quatre variables qui font le prix

1. La superficie réelle à entretenir

Pas la superficie du bail. Un entrepôt de 5000 pieds carrés avec un bureau de 600 pieds carrés ne se facture pas comme 5600 pieds carrés de bureau.

2. La fréquence

C'est contre-intuitif, mais le coût par visite baisse quand la fréquence augmente. Un local entretenu trois fois par semaine ne se salit jamais complètement ; un local entretenu une fois par mois demande un travail de rattrapage à chaque passage.

3. Le nombre de salles d'eau et de cuisinettes

Ce sont les pièces les plus exigeantes en temps. Deux salles de bain de plus dans un même local peuvent ajouter davantage d'heures que 1000 pieds carrés de plancher supplémentaire.

4. Le type d'activité

Une clinique, un garage, une garderie et un bureau d'assurances n'ont pas la même charge de travail à superficie égale — ni les mêmes exigences de protocole.

Le piège de la soumission la plus basse

Dans ce secteur, un écart de 30 % ou 40 % entre deux soumissions ne s'explique presque jamais par une meilleure efficacité. Il s'explique par le nombre d'heures prévues au contrat.

Le scénario est presque toujours le même : le fournisseur le moins cher tient ses engagements pendant six à huit semaines, puis réduit graduellement le temps passé sur place pour rentabiliser le contrat. Vous ne le remarquez pas immédiatement, parce que la dégradation est lente. Vous le remarquez le jour où un client vous mentionne l'état de la salle de bain.

Les bonnes questions à poser avant de signer

• Combien d'heures par visite sont prévues au contrat ?
• La liste des tâches est-elle écrite et annexée au contrat ?
• Est-ce la même équipe qui reviendra chaque semaine ?
• Les produits et le matériel sont-ils inclus dans le prix ?
• Que se passe-t-il concrètement si le travail est mal fait ?

Un fournisseur sérieux répond aux cinq sans hésiter. Un fournisseur qui reste vague sur la quatrième et la cinquième vous dit déjà ce qui va arriver dans trois mois.